Meeting Regeln

Ein:e Besprechungsteilnehmer:in bekommt die Aufgabe, das Meeting zu leiten. Das ist einerseits wichtig, um das vorgegebene Zeitlimit im Blick zu behalten. Aber auch aus anderen Gründen ist es sinnvoll, eine:n Moderator:in zu haben. Diese Person kann die Besprechung steuern, sie kann zu Themen hinleiten und Übergänge schaffen, Monologe einzelner Teilnehmer:innen unterbinden, ruhigere Personen ermutigen und neue Punkte auf die Agenda setzen. Deshalb lautet unsere zweite Besprechungsregel: „Bestimmen Sie eine:n Moderator:in oder eine:n Vositzende:n.“

Für ein strukturiertes und effizientes Meeting ist eine Agenda essenziell. Sie ist wie ein roter Faden für die gesamte Besprechung und hilft Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Deshalb lautet unsere dritte Besprechungsregel: „Sprechen Sie nur über Punkte auf der Agenda.“ Der/die Moderator:in achtet auf die Einhaltung dieser Vorgabe. Sollte sich im Gespräch ein wichtiges Thema ergeben, das noch nicht auf der Agenda steht, kann die Agenda auch adaptiert werden. Das neue Thema findet am Ende der Tagesordnung Platz.

Reden Sie nicht nur über Ihre Themen, sondern zeigen Sie sie auch. Nutzen Sie die Ausstattung der Seminarräume und visualisieren Sie Ihre Ideen und Vorschläge. Im Gurgl Carat steht Ihnen dafür professionelles Equipment zur Verfügung. Nutzen Sie für Präsentationen die Frontleinwand, die auf bis zu 20 Meter Länge und 5 Meter Höhe bespielt werden kann. Oder verwenden Sie bei kleineren Meetings Flipcharts, digitale Whiteboards sowie Pinn- und Metaplanwände. Daher lautet unsere Empfehlung: „Nutzen Sie den Meetingraum aus.“

Gerade bei langen Meetings ist es wichtig, ausreichend Pausen einzuplanen. Pausen helfen dabei, frischen Wind in die Besprechung zu bekommen und sorgen für effizientere Arbeit während des Meetings. Deshalb lautet unsere fünfte Besprechungsregel: „Machen Sie auch mal eine Pause.“ Bei Meetings im Gurgl Carat kommen alle Teilnehmenden in den Genuss von wahren Premium-Pausen. Wir organisieren für Sie vitale Kaffeepausen, gesunde Mittagsmenüs oder abwechslungsreiche Snacks. Bei längeren Pausen empfiehlt sich ein Spaziergang an der frischen Bergluft mit Ausblick auf die Dreitausender des hinteren Ötztals.

Nur was am Ende im Protokoll landet, wurde auch „wirklich“ gesagt. Wenn Entscheidungen oder To-Dos nicht aufgeschrieben werden, besteht die Gefahr, dass sie vergessen werden. Deshalb lautet unsere sechste Meeting Regel: „Protokollieren Sie die Besprechung.“ Wichtig ist auch die Dokumention der Gespräche und Diskussionen, die zu einer bestimmten Entscheidung geführt haben. Gerade bei strittigen Punkten hilft dann ein Blick ins Protokoll. Auch Personen, die nicht am Meeting teilgenommen haben, können Beschlüsse so leichter nachvollziehen.

Am Ende jedes Meetings sollten zu den Punkten auf der Agenda Beschlüsse gefällt und gegebenfalls To-Dos formuliert werden. Entscheidend ist hier, dass die Aufgaben und Ziele so formuliert werden, dass das Erreichen oder Nicht-Erreichen klar zu erkennen ist. Dies kann zum Beispiel die Steigerung des Umsatzes sein, der erfolgreiche Launch einer Kampagne, die Durchführung einer Umfrage etc. Nur wenn die Ziele im Vorhinein klar definiert sind, sind sie auch im Nachhinein überprüfbar. Deshalb lautet unsere siebte Besprechungsregel: „Legen Sie überprüfbare Ziele fest.“

Nach dem Meeting ist vor dem Meeting. All die Aufgaben, die verteilt wurden und die To-Dos, die jeder Mitarbeitende nun auf seinem Zettel hat, sind für das nächste Meeting wieder relevant. Deshalb lautet unsere achte Besprechungsregel: „Stellen Sie die Nachbereitung sicher.“ Eine gute Nachbereitung des vergangenen Meetings ist die beste Vorbereitung für das nächste. Am besten beginnen Sie das Folgemeeting gleich damit, die To-Dos des letzten Meetings zu überprüfen. Darauf können Sie dann die Besprechung aufbauen.

Als Entscheider oder Entscheider:in ist es wichtig, den Status quo auch einmal zu hinterfragen. Sind unsere Meetings in dieser Form produktiv? Wo gibt es Verbesserungspotenzial? Sind die Meetings zu kurz oder zu lang? Deshalb lautet unsere neunte Besprechungsregel: „Nehmen Sie sich Zeit für eine Reflexion des Meetings.“ Gehen Sie in sich oder beratschlagen Sie sich mit Kolleginnen und Kollegen. Vielleicht hilft auch ein Ortswechsel der Kreativität auf die Sprünge. Bei einem Meeting am Berg eröffnen sich neue Perspektiven ganz von allein.

Last but not least: Sorgen Sie für ein angenehmes Klima in Ihren Besprechungen. Und hier meinen wir nicht nur das Raumklima... Ein offener und respektvoller Umgang sollte ohnehin Teil jeder Unternehmeskultur sein. Doch insbesondere in Meetings ist es wichtig, dass diverse Meinungen zugelassen werden. Jeder Beteiligte im Raum bringt unterschiedlichste Erfahrungen aus seinem beruflichen und privaten Alltag mit. Diese Vielfältigkeit ist sehr wichtig für die Problemlösung. Deshalb lautet unsere letzte Besprechungsregel: „Schaffen Sie eine vertrauensvolle und offene Atmosphäre.“ So wird Ihr nächstes Meeting garantiert ein Erfolg.