Team-Meeting

Produktivität ist ein wichtiger Aspekt jedes Meetings. Doch wie sollten Sie Team-Meetings gestalten, um Zeit und Ressourcen effektiv zu nutzen? Die Grundregel für Meetings jeglicher Art lautet KISS – „keep it short and simple“. Dieses Motto gilt nicht nur für Redebeiträge, sondern sollte sich durch die gesamte Meetingstruktur ziehen. Das hat auch Einfluss auf die Medienauswahl. Verwenden Sie lieber ein Flipchart mit wenigen Stichpunkten als eine ausufernde PowerPoint-Präsentation mit vielen Folien. Schließlich ist das Ziel eines jeden Team-Meetings in der Regel der Meinungsaustausch und nicht die einseitige Präsentation gewisser Themen. Um Ihre Teambesprechungen „short & simple“ zu halten, empfiehlt sich auch das GEMO-Prinzip. „Good enough, move on“ heißt es dann, wenn die wichtigsten Punkte geklärt sind. Nicht jedes Thema auf der Agenda muss bis ins kleinste Detail diskutiert werden. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Falls noch Redebedarf bei einem Thema besteht und das den Zeitrahmen Ihres Meetings sprengt, definieren Sie eine Arbeitsgruppe, die sich intensiver mit der Thematik auseinandersetzt.

Die Teilnahme und das Engagement aller Teilnehmer:innen ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Team-Meetings. Doch insbesondere bei virtuellen und hybriden Meetings fällt es manchmal schwer, alle Personen gleichermaßen abzuholen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, die Mitarbeiter:innen bereits vor der Teambesprechung mit in die Organisation einzubinden. Die Vorbereitung der Agenda, das Verschicken der Einladungen, die Moderation des Meetings – all das können Personen aus dem Team erledigen. Das entlastet nicht nur den Teamlead, sondern sorgt automatisch für mehr Engagement. Das Team bringt sich mehr ein, wenn für sie relevante Themen auf der Agenda stehen und sie aktiv mitwirken können. Ein weiterer Vorteil ist, dass auch ohne die Teamleitung Meetings abgehalten werden können. So muss die Teambesprechung nicht urlaubs- oder krankheitsbedingt ausfallen, was wiederum die Produktivität steigert.

Teambesprechungen eignen sich auch perfekt dafür, um Konflikte oder Unstimmigkeiten innerhalb des Teams effektiv anzugehen und zu lösen. Je größer das Team, desto unpersönlicher ist oft die Atmosphäre. Wichtige Themen mit Konfliktpotenzial werden meist umgangen und stehen schließlich unausgesprochen im Raum. In einem Team-Meeting ist Platz für all die Dinge, die die Mitarbeiter:innen beschäftigen. Es ist wichtig, dass Probleme offen und ehrlich angesprochen werden und gemeinsam nach Lösungen gesucht wird. Das schweißt zusammen und wirkt sich auch positiv auf die Motivation der Team-Mitglieder aus. Doch auch hier gilt Regel Nr. 1: Halten Sie den Austausch „short & simple“ und beenden Sie die Diskussion, wenn alles Wesentliche gesagt wurde. Handeln Sie gemäß dem Leitsatz „Done is better than perfect“ und verlieren Sie sich nicht in der Suche nach besseren Lösungen, wenn gemeinsam bereits eine Lösung für das Problem gefunden wurde.

Team-Meetings sind der richtige Rahmen, um Teamziele und -strategien zu kommunizieren und zu aktualisieren. Dabei schafft eine Teambesprechung Transparenz und sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter:innen auf demselben Stand sind. Besprechen Sie gemeinsam die wichtigsten KPIs und die Zielvorstellungen für die Zukunft. So kann jedes Teammitglied seinen Anteil im großen Ganzen besser nachvollziehen und ist in der Folge motivierter. Wichtig ist vor allem, dass insbesondere fachfremde Themen einfach aufbereitet werden. Auch hier gilt wieder: „Keep it short & simple“. Anhaltspunkte für einen kurzen Überblick sind die folgenden Fragen: wo stehen wir als Unternehmen, wo stehen wir als Team, was sind unsere Prioritäten, wo stehen die einzelnen Projekte, was steht demnächst an und wer macht was.

Das beste und produktivste Meeting ist nichts wert, wenn Ergebnisse und Aufgaben nicht durch eine entsprechende Dokumentation sichergestellt werden. Es muss gewährleistet werden, dass alle Teammitglieder nach dem Meeting auf demselben Stand sind und mit der Umsetzung der Aufgaben beginnen können. Eine lückenlose Dokumentation (inkl. Protokoll sowie To-Do-Liste mit Personen- und Zeitangabe) erleichtert die Teamarbeit und beugt Missverständnissen vor. Dank eines Gesprächsprotokolls gehen keine wichtigen Wortmeldungen verloren und auch nicht anwesende Teammitglieder bekommen einen Einblick in das Meeting. Damit die Wirkung der produktiven Gespräche nicht verpufft, sollten aus dem Gespräch Aufgaben bzw. Maßnahmen abgeleitet werden. Hierbei ist besonders wichtig, dass bereits im Team-Meeting festgelegt wird, wer sich darum kümmert und bis wann das geschehen soll. Bei der Erstellung der To-Do-Liste kann sich an den folgenden Fragen orientiert werden: Was war das Problem, was machen wir dagegen, wer kümmert sich bis wann darum.