Hybride Veranstaltungen

Hybride Veranstaltungen vereinen das Beste aus zwei Welten. Die Mischung aus Online- und Präsenz-Event bietet zahlreiche Gestaltungsmöglichkeiten und viele Vorteile für die Organisatoren. Die Königsdisziplin? Dem Publikum sowohl digital als auch live vor Ort eine einzigartige Erfahrung zu bescheren. Das Gurgl Carat bietet dafür die idealen Voraussetzungen.

Vorteile von hybriden Events

Nicht erst seit der Covid-Pandemie sind hybride Veranstaltungen in der Eventbrache auf dem Vormarsch. Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung und den damit entstandenen Möglichkeiten, gewinnen hybride Events und Online-Veranstaltungen immer mehr an Bedeutung. Insbesondere das hohe Maß an Flexibilität im Vergleich zu reinen Präsenzveranstaltungen spricht für hybride Events. Parallel dazu kommt es bei hybriden Meetings zu wertvollen Begegnungen der Teilnehmer:innen. Das ist online in dieser persönlichen Form nicht möglich.

3 gute Gründe, Ihre nächste Veranstaltung als hybrides Event zu planen:

Flexibilität
Eine kleinere Gruppe vor Ort bedeutet mehr Flexibilität bei der Location-, Hotel- und Dienstleisterauswahl. Spontane Ausfälle einzelner Teilnehmer:innen (z. B. durch Krankheit) gefährden nicht den gesamten Veranstaltungsablauf. Dank der digitalen Technik im Gurgl Carat können diese Personen dennoch virtuell teilnehmen.
Ortsunabhängigkeit
Nur ein Teil der Veranstaltungsteilnehmer:innen ist vor Ort. Der andere Teil wird digital zugeschaltet. Gerade für große Unternehmen, die Teams auf der ganzen Welt haben, oder internationale Kongresse ist das ein großer Vorteil. Aber auch Planer:innen, Vortragende oder Besucher:innen können einfacher am Event teilnehmen – egal, wo sie gerade sind. Das ermöglicht eine hohe Reichweite und globale Ausrichtung.
Interaktion
Zwischenmenschliche Interaktion ist ein wichtiger Bestandteil jeder Veranstaltung. Bei hybriden Events kann diese auf vielen unterschiedlichen Ebenen funktionieren. Gerade der persönliche Kontakt vor Ort stärkt die Beziehung zu den Mitarbeiter:innen und Geschäftspartner:innen. Aber auch Erlebnisse im virtuellen Raum sind durch neue Inszenierungsmöglichkeiten spannender denn je.

Hybride Events im Gurgl Carat

Das Gurgl Carat bietet die idealen Voraussetzungen für Ihr nächstes hybrides Event. Die hochmoderne Veranstaltungstechnik begeistert das Publikum vor Ort und an den Bildschirmen. Auf 100m² Leinwandfläche werden Produktvorführungen, Imagefilme und Präsentationen zum echten Erlebnis. Bis zu 500 Personen haben im Gurgl Carat Platz. Der Rest Ihrer Teilnehmer:innen kann einfach zugeschaltet werden, da die digitale Infrastruktur bereits vorliegt.

Ihre Vorteile im Gurgl Carat:

Modernste Veranstaltungstechnik & eine 100m² Leinwand im Kongresszentrum.
Platz für bis zu 500 Personen vor Ort.
Tagungsort Gurgl: traumhafte Lage in den Bergen, erstklassige Hotels und unvergessliche alpine Rahmenprogramme.
Sämtliche Video- & Audio-Signale werden digital verarbeitet (AV over IP).
WLAN im gesamten Gebäude – kann für Streamings auf bis zu 1 Gbit/s (Up- und Download) erhöht werden.
Erfahrung mit der Durchführung hybrider Events und ein hochprofessionelles Partnernetzwerk.

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Hybride Veranstaltung: Technik und Voraussetzung

Hybride Veranstaltungen eröffnen vollkommen neue Gestaltungsmöglichkeiten im Event-Bereich. Durch die Kombination von digitalen und analogen Inhalten sind viele neue Veranstaltungsformate denkbar. Gleichzeitig kommt bei einer hybriden Veranstaltung der Technik eine entscheidende Rolle zu. So sollen auch die Zuseher:innen vor den Bildschirmen ein optimales Veranstaltungserlebnis bekommen. Wenn Sie Ihr hybrides Event im Gurgl Carat veranstalten, können Sie auf ein breites Technikangebot zurückgreifen. Zum Beispiel auf die integrierte Saalkamera im großen Seminarraum Schalfkogel. Präsentationen, Podiumsdiskussionen oder Vorträge können damit einfach und unkompliziert aufgezeichnet werden. Da sämtliche Audio- und Videosignale im Carat ohnehin digital vorliegen, können Sie diese ebenso einfach in Ihr Streaming einbauen.

Checkliste: Hybride Events planen

Wenn Sie ein großes hybrid Event planen, dann lohnt es sich, rechtzeitig mit der Organisation zu beginnen. Wir haben Ihnen einige Tipps für die Durchführung von hybriden Events in Form einer Checkliste zusammengestellt.

Ein Jahr vor der hybriden Veranstaltung

Legen Sie das Ziel der Veranstaltung fest.
Definieren Sie die Zielgruppe und eine grobe Veranstaltungsstruktur.
Treffen Sie eine Vorauswahl an Partnern (Veranstaltungslocation, Streaming-Dienstleister etc.).

Ein halbes Jahr vor dem hybrid Event

Schließen Sie die Verträge mit den Dienstleistern und Partnern ab.
Akquirieren Sie gegebenenfalls Sponsoren, Aussteller etc.
Besichtigen Sie die Veranstaltungslocation bei einer Site Inspection.

Ein bis drei Monate vor der hybriden Veranstaltung

Setzen Sie die finalen Marketing-Maßnahmen für das Event.
Briefen Sie Aussteller, Vortragende und Mitarbeiter:innen.
Prüfen und besprechen Sie die Agenda mit allen Beteiligten.

Eine Woche vor dem hybrid Event

Testen Sie die Technik vor Ort und im Stream.
Senden Sie letzte Reminder für die Veranstaltung aus.
Prüfen Sie Links, Set-Up und Befüllung der Online-Plattform.

Am Tag des Events

Letzter Technik-Check sowohl offline als auch online.
Teilnehmermanagement vor Ort sowie an den Bildschirmen.
Begleitung des Events auf Social Media und Dokumentation der Veranstaltung.

Was versteht man unter hybriden Veranstaltungen?

Eine hybride Veranstaltung ist eine Kombination aus klassischen Veranstaltungstypen zu einem neuen Veranstaltungsformat. Als Inbegriff eines hybriden Events gilt die Mischung aus Online- und Präsenzveranstaltung. Sowohl die Personen vor Ort als auch die digitalen Zuschauer:innen erleben ein Meeting oder Event, das perfekt auf Ihre Bedürfnisse und Erwartungen abgestimmt ist.

Welche Formate eignen sich für hybride Events?

Nicht alle Präsenzveranstaltungen funktionieren auch als hybride Events. Wichtig ist, dass weder online noch vor Ort Abstriche in der Umsetzung gemacht werden. Folgende Formate eignen sich ideal für hybride Veranstaltungen: Meetings, Produktpräsentationen, Jahrestagungen, Konferenzen, Seminare, Schulungen, Messen oder auch innovative Teambuildings.

Wie werden hybride Events durchgeführt?

Hybride Events zu planen, ist in der Regel mit einem hohen Organisationsaufwand verbunden. Üblicherweise werden bei hybriden Events sowohl Online- als auch Präsenzmodule angeboten. Damit die Veranstaltung für die Zuschauer:innen vor Ort und für jene an den Bildschirmen perfekt zugeschnitten ist, werden zwei Regiepläne geschrieben. Einer für die Offline-Veranstaltung und einer für das Online-Event. Das Team des Gurgl Carat hilft Ihnen dabei, Ihr hybrides Event gemäß Ihren Vorstellungen zu planen.

Welche Chancen bieten hybride Events?

Hybride Events ermöglichen in der Planungs- und Vorbereitungsphase mehr Flexibilität durch die geringere Teilnehmerzahl vor Ort. Dank des Online-Parts der Veranstaltung können mehr Menschen teilnehmen – von überall auf der Welt. Dadurch sind hybride Events sehr klimaschonend, denn unnötige Reisen werden vermieden. Im Gegensatz zu reinen Online-Meetings geht es bei hybriden Veranstaltungen auch um persönliche Begegnungen und die Beziehungen der Teilnehmer:innen.