Hybride Veranstaltungen

Nicht erst seit der Covid-Pandemie sind hybride Veranstaltungen in der Eventbrache auf dem Vormarsch. Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung und den damit entstandenen Möglichkeiten, gewinnen hybride Events und Online-Veranstaltungen immer mehr an Bedeutung. Insbesondere das hohe Maß an Flexibilität im Vergleich zu reinen Präsenzveranstaltungen spricht für hybride Events. Parallel dazu kommt es bei hybriden Meetings zu wertvollen Begegnungen der Teilnehmer:innen. Das ist online in dieser persönlichen Form nicht möglich.

3 gute Gründe, Ihre nächste Veranstaltung als hybrides Event zu planen:

1. Flexibilität
   Eine kleinere Gruppe vor Ort bedeutet mehr Flexibilität bei der Location-, Hotel- und Dienstleisterauswahl. Spontane Ausfälle einzelner Teilnehmer:innen (z. B. durch Krankheit) gefährden nicht den gesamten Veranstaltungsablauf. Dank der digitalen Technik im Gurgl Carat können diese Personen dennoch virtuell teilnehmen.
2. Ortsunabhängigkeit
   Nur ein Teil der Veranstaltungsteilnehmer:innen ist vor Ort. Der andere Teil wird digital zugeschaltet. Gerade für große Unternehmen, die Teams auf der ganzen Welt haben, oder internationale Kongresse ist das ein großer Vorteil. Aber auch Planer:innen, Vortragende oder Besucher:innen können einfacher am Event teilnehmen – egal, wo sie gerade sind. Das ermöglicht eine hohe Reichweite und globale Ausrichtung.
3. Interaktion
   Zwischenmenschliche Interaktion ist ein wichtiger Bestandteil jeder Veranstaltung. Bei hybriden Events kann diese auf vielen unterschiedlichen Ebenen funktionieren. Gerade der persönliche Kontakt vor Ort stärkt die Beziehung zu den Mitarbeiter:innen und Geschäftspartner:innen. Aber auch Erlebnisse im virtuellen Raum sind durch neue Inszenierungsmöglichkeiten spannender denn je.

Das Gurgl Carat bietet die idealen Voraussetzungen für Ihr nächstes hybrides Event. Die hochmoderne Veranstaltungstechnik begeistert das Publikum vor Ort und an den Bildschirmen. Auf 100m² Leinwandfläche werden Produktvorführungen, Imagefilme und Präsentationen zum echten Erlebnis. Bis zu 500 Personen haben im Gurgl Carat Platz. Der Rest Ihrer Teilnehmer:innen kann einfach zugeschaltet werden, da die digitale Infrastruktur bereits vorliegt.

Ihre Vorteile im Gurgl Carat:

• Modernste Veranstaltungstechnik & eine 100m² Leinwand im Kongresszentrum.
• Platz für bis zu 500 Personen vor Ort.
• Tagungsort Gurgl: traumhafte Lage in den Bergen, erstklassige Hotels und unvergessliche alpine Rahmenprogramme.
• Sämtliche Video- & Audio-Signale werden digital verarbeitet (AV over IP).
• WLAN im gesamten Gebäude – kann für Streamings auf bis zu 1 Gbit/s (Up- und Download) erhöht werden.
• Erfahrung mit der Durchführung hybrider Events und ein hochprofessionelles Partnernetzwerk.

Hybride Veranstaltungen eröffnen vollkommen neue Gestaltungsmöglichkeiten im Event-Bereich. Durch die Kombination von digitalen und analogen Inhalten sind viele neue Veranstaltungsformate denkbar. Gleichzeitig kommt bei einer hybriden Veranstaltung der Technik eine entscheidende Rolle zu. So sollen auch die Zuseher:innen vor den Bildschirmen ein optimales Veranstaltungserlebnis bekommen. Wenn Sie Ihr hybrides Event im Gurgl Carat veranstalten, können Sie auf ein breites Technikangebot zurückgreifen. Zum Beispiel auf die integrierte Saalkamera im großen Seminarraum Schalfkogel. Präsentationen, Podiumsdiskussionen oder Vorträge können damit einfach und unkompliziert aufgezeichnet werden. Da sämtliche Audio- und Videosignale im Carat ohnehin digital vorliegen, können Sie diese ebenso einfach in Ihr Streaming einbauen.

Das Gurgl Carat bietet nicht nur Seminarräume mit bester technischer Ausstattung, sondern unterstützt Sie auch als Partner vor Ort. Wir bieten Ihnen neben den Räumlichkeiten eines Kongresszentrums auch den Service einer Agentur. Bei Ihrem Hybrid Event helfen wir Ihnen sowohl bei der Planung als auch bei der Umsetzung. Als Veranstaltungslocation können wir auf eine große Expertise im Bereich der Präsenzveranstaltungen zurückgreifen. Durch die moderne Veranstaltungstechnik und unser Know-how im Bereich Online-Meetings sind auch digitale Events bei uns in guten Händen. So verbinden wir die physischen mit den virtuellen Elementen eines Events und kreieren hybride Veranstaltungen auf höchstem Niveau. Dabei kennen wir uns bestens mit den technischen Anforderungen für ein Hybrid Event aus und stellen die nötige Infrastruktur zur Verfügung. Die Gäste vor Ort dürfen sich über eine 100 m2-Leinwand, die mit 3 Full-HD-Beamern bespielt wird, freuen. Die User an den Bildschirmen erhalten dank Saalkameras und schnellem Internet ein einmaliges Erlebnis – auch von zu Hause. Bei technischen Herausforderungen oder Schwierigkeiten sind immer kompetente Ansprechpartner vor Ort, die sich um Ihr hybrides Event kümmern. Auch nach der Veranstaltung können Sie auf das Gurgl Carat, Ihre Agentur für Hybrid Events, zählen. Gemeinsam wird der Erfolg des hybriden Events analysiert und so werden die Weichen für eine produktive Zukunft gestellt. Wer sein Hybrid Event lieber ohne Agentur auf die Beine stellt, findet im Anschluss eine Checkliste für die Planung hybrider Events.

Wenn Sie ein großes hybrid Event planen, dann lohnt es sich, rechtzeitig mit der Organisation zu beginnen. Wir haben Ihnen einige Tipps für die Durchführung von hybriden Events in Form einer Checkliste zusammengestellt.

Ein Jahr vor der hybriden Veranstaltung

• Legen Sie das Ziel der Veranstaltung fest.
• Definieren Sie die Zielgruppe und eine grobe Veranstaltungsstruktur.
• Treffen Sie eine Vorauswahl an Partnern (Veranstaltungslocation, Streaming-Dienstleister etc.).

Ein halbes Jahr vor dem hybrid Event

• Schließen Sie die Verträge mit den Dienstleistern und Partnern ab.
• Akquirieren Sie gegebenenfalls Sponsoren, Aussteller etc.
• Besichtigen Sie die Veranstaltungslocation bei einer Site Inspection.

Ein bis drei Monate vor der hybriden Veranstaltung

• Setzen Sie die finalen Marketing-Maßnahmen für das Event.
• Briefen Sie Aussteller, Vortragende und Mitarbeiter:innen.
• Prüfen und besprechen Sie die Agenda mit allen Beteiligten.

Eine Woche vor dem hybrid Event

• Testen Sie die Technik vor Ort und im Stream.
• Senden Sie letzte Reminder für die Veranstaltung aus.
• Prüfen Sie Links, Set-Up und Befüllung der Online-Plattform.

Am Tag des Events

• Letzter Technik-Check sowohl offline als auch online.
• Teilnehmermanagement vor Ort sowie an den Bildschirmen.
• Begleitung des Events auf Social Media und Dokumentation der Veranstaltung.