CARAT BIG 5 – Event Edition

Die perfekte Veranstaltung zu planen ist nahezu unmöglich – sagen die einen. Das perfekte Event existiert, wenn die Vorbereitung stimmt – sagen die anderen. Wir im Gurgl Carat zählen uns zu der zweiten Gruppe. Veranstaltungen sind nicht nur unser Daily Business, sondern unsere Leidenschaft. Bei vielen großen und kleinen Events haben wir unser fundiertes Know-how aufgebaut und sind echte Veranstaltungsprofis. Gemeinsam mit unseren Partnern setzen wir hochkarätige Events im und rund um das Gurgl Carat um. Dabei bieten wir nicht nur die Location, sondern fungieren für unsere Kunden als Agentur vor Ort. Wir kennen die Gegend, die besten Partner und bei uns laufen alle Stränge zusammen. Aus dieser Erfahrung heraus haben wir die CARAT BIG 5 entwickelt, die wir heute mit Ihnen teilen möchten.

Bei vielen Kongressen, Meetings und Events kommen die Teilnehmer:innen oft nicht aus der Region, in der die Veranstaltung stattfindet. Aus diesem Grund ist die reibungslose An- und Abreise aller Gäste ein wichtiges Thema. Dabei hängt die Wahl des bevorzugten Verkehrsmittels von vielen Faktoren ab; zum Beispiel von der Distanz zum Zielort, der Dauer der Veranstaltung, den üblichen Reisegewohnheiten etc. Wichtig ist, dass die Reise für die Teilnehmer:innen möglichst komfortabel ist und zu der Veranstaltung passt. Der Nachhaltigkeitsgedanke sollte auf jeden Fall eine Rolle spielen. Setzen Sie die Dauer der Anreise in Relation zur gesamten Veranstaltungslänge. Als Faustregel gilt: Je länger die Veranstaltung dauert, desto länger darf der Anreiseweg sein. Machen Sie sich auch über den Transport vor Ort Gedanken. Ist alles fußläufig erreichbar? Oder werden zusätzliche Shuttle benötigt? Auch die Abreise darf nicht vernachlässigt werden. Beachten Sie in diesem Zuge unbedingt die Check-out-Zeiten bei den Unterkünften. Bei Frühabreisen sind Lunchpakete eine super Alternative zum Hotelfrühstück. Es kann leider immer etwas passieren ... aus diesem Grund dürfen in Ihren Überlegungen Notfallpläne für ungeplante An- bzw. Abreisen nicht fehlen.

Obergurgl liegt umgeben von majestätischen Dreitausendern in einer wunderschönen Alpenkulisse. An einem Ort, an dem die Natur so präsent ist, spielt natürlich die Nachhaltigkeit eine besonders große Rolle. Deshalb liegt der Fokus im Gurgl Carat auf der öffentlichen Anreise mit Bahn und Bus sowie Gruppenanreisen mit Bustransfers. Wichtig ist uns hier vor allem der Komfort für unsere Gäste. So werden, wenn gewünscht, exklusive VIP-Busse eingesetzt. Diese Shuttles beinhalten dann beispielsweise W-LAN, eine exklusive Ausstattung mit mehr Beinfreiheit, eine Snackbar, einen Kaffeeautomaten etc. Gerne organisieren wir auch einen Flughafen-Shuttle nach Obergurgl. Ob Bahnhof oder Flughafen – im Idealfall werden Ihre Gäste persönlich in Empfang genommen. Wenn Sie nicht die personellen Ressourcen für eine persönliche Begrüßung haben, kümmern wir uns gerne um einen Hostessenservice.

Lage & Anreise

Services, die das Gurgl Carat im Rahmen der An- und Abreise bietet:

• Organisation von An- und Abreise mit exklusiven Shuttles
• Organisation des Transports vor Ort
• Organisation von Hostessen und Verpflegung während der Fahrt
• Organisation von Lunchpaketen am Abreisetag

Die Unterkunft gehört auf den ersten Blick nicht unmittelbar zum Event. Aber vor allem bei mehrtägigen Veranstaltungen spielt die Übernachtungsqualität eine wichtige Rolle. Denn nur ausgeschlafene und glückliche Teilnehmer:innen können produktiv sein. Räumen Sie dem Posten Unterkünfte somit auf jeden Fall einen wichtigen Stellenwert in Ihrem Eventbudget ein. In diesem Zusammenhang ist auch die Verpflegung zu beachten. Je nachdem welche Verpflegung im Hotel geboten wird (von keine bis Vollpension), gestaltet sich auch die Verpflegung während der eigentlichen Veranstaltung. Bei manchen Events steht Privatsphäre ganz oben auf der Agenda, etwa weil Produktneuheiten noch vor ihrem Launch besprochen werden. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, das Hotel bzw. die Unterkunft exklusiv für die Dauer der Veranstaltung zu mieten. Darüber hinaus sollten Sie im Vorfeld festlegen, welche Leistungen für die Teilnehmer:innen im Rahmen der Veranstaltung inkludiert sind und welche Leistungen Selbstzahlerleistungen sind. Denken Sie hier beispielsweise an die Minibar, Wellness-Anwendungen oder den Zimmerservice. Achten Sie bei der Wahl der Unterkunft vor allem auf die Ausstattung der Zimmer. W-LAN ist mittlerweile in jeder Unterkunft Standard. Aber wie sieht es zum Beispiel mit einem Schreibtisch auf dem Zimmer aus? Eine weitere Entscheidung ist jene zwischen klassischem Tagungshotel (Veranstaltung und Zimmer unter einem Dach) oder Location und Hotel. Bei der letzten Variante sollten Sie unbedingt auf die Fußläufigkeit zwischen den verschiedenen Locations achten.

Das Gurgl Carat ist eine reine Veranstaltungslocation und bietet keine Hotelzimmer an. Nichtsdestotrotz buchen wir gerne für Sie die benötigten Unterkünfte. Wir gleichen dazu vorab Ihre Gruppengröße mit der Größe der Hotels in der Umgebung ab. Wie viele Hotels bzw. Unterkünfte werden benötigt? Möchten Sie eine Unterkunft exklusiv mieten oder gibt es andere besondere Wünsche? Welches Budget steht für die gesamte Veranstaltung zur Verfügung? Welcher Stil ist bei der Unterkunft gewünscht? Von modern bis alpin-traditionell gibt es viele Möglichkeiten in Gurgl. Fun Fact: Gurgl hat knapp 400 Einwohner:innen und insgesamt 21 4*-Hotels. Alle Hotels befinden sich in Gehweite zum Gurgl Carat und sind maximal einen 10-minütigen Spaziergang entfernt. Das nächste Hotel befindet sich vis-à-vis vom Gurgl Carat. Auch andere Infrastruktureinrichtungen in dem kleinen Bergdorf sind zu Fuß zu erreichen, wie zum Beispiel Supermärkte, Restaurants oder der Arzt. Alle Unterkünfte in Gurgl haben einen sehr hohen Standard. Vor allem die Hotels überzeugen mit einem schönen Wellnessbereich und guter Küche.

Seminarhotels

Services, die das Gurgl Carat im Rahmen der Unterkunftsbuchung bietet:

• Buchung von Unterkünften gemäß Ihren Vorstellungen (Kategorie, Budget, Exklusivität, Ausstattung etc.)
• Beratung und gemeinsame Site Inspections
• Platzierung von Welcome-Packages auf den Zimmern
• Organisation von Gala Dinners, Buffetabenden etc. in den Hotels

Kommen wir nun zum Herzstück einer jeden Veranstaltung – der Veranstaltungslocation. Diese kann je nach Anforderungen ein Seminarraum sein, ein ganzes Kongresshaus oder manchmal auch die bunte Bergwiese. Wichtig bei der Auswahl der passenden Location ist, dass Sie sich das Ziel Ihrer Veranstaltung vor Augen halten. Liegt der Fokus auf Teambuilding? Dann sind offene Räume, viel Tageslicht, frische Luft und Platz für Aktivitäten wichtig. Liegt der Fokus auf der Informationsvermittlung? Dann sollten Sie unbedingt auf eine zeitgemäße technische Ausstattung der Räume achten. Auch die Anreisemöglichkeiten spielen bei der Entscheidung für eine Location eine wichtige Rolle. Sind neben dem Meeting noch Rahmenprogramme geplant? Dann grenzen Sie zunächst einmal die Region ein. In den Bergen gibt es andere Möglichkeiten hinsichtlich der Rahmenprogramme als am Meer oder in einer Großstadt. 

Sie suchen eine Location in den Bergen? Dann ist das Gurgl Carat genau das Richtige für Sie. Als höchstes Kongresszentrum Europas finden hier sowohl klassische Meetings (in den vielfältigen Seminarräumen) als auch kreative Meetings am Berg statt. Dabei steht die hochmoderne Veranstaltungstechnik im Kongresszentrum der spektakulären Natur rundherum in nichts nach. Im Gurgl Carat sind viele verschiedene Set-Ups möglich – von der klassischen Theaterbestuhlung bis zu kreativen oder kommunikativen Bestuhlungen. Gerne organisieren wir auch besondere Dekorationen, bringen Ihre Brandingmaterialien an und helfen bei der Verteilung der Veranstaltungsunterlagen im Raum. Dank der Zusammenarbeit mit unserem Caterer können wir Ihnen vielfältige Kaffeepausen oder Mittagsbuffets anbieten. Sogar Gala Dinners sind möglich. Auch in Bezug auf die Technik spielt das Gurgl Carat alle Stücke. Von der einfachen Präsentation (Laptop auf Beamer) bis zur hochkomplexen Mediashow gesteuert über unsere Regie – das Carat-Technikteam hilft Ihnen bei der Umsetzung. Auch beim Ablauf der Tagung und Planung von Rahmenprogrammen sind wir Ihnen gerne behilflich. Es gibt viele gute Gründe für das Gurgl Carat, doch diese drei sind unsere Favoriten: einmalige Architektur umgeben von atemberaubendem Bergpanorama, hochmoderne technische Ausstattung mit dem Herzstück, der 100 m2 Frontleinwand, und der Charme eines 400-Seelen-Dorfes mit unglaublich vielen Möglichkeiten hinsichtlich Rahmenprogrammen im Sommer und Winter.

Unsere Seminarräume

Services, die das Gurgl Carat rund um die Veranstaltungslocation bietet:

• Klassische Meetings und Tagungen in modernen Seminarräumen mit bester technischer Ausstattung
• Kreative Meetings am Berg, auf der Wiese oder in der Gondel
• Über 20 kleine und große Breakout Rooms in Gehweite
• Tagungs-Set-Up (Bestuhlung, Deko, Veranstaltungsunterlagen etc.)
• Verpflegung während des Meetings (Kaffeepausen, Mittagessen)
• Erstklassiges technisches Equipment und technischer Support
• 100 m² Frontleinwand im größten Saal Schalfkogel für spektakuläre Präsentationen

Was Sie auf Ihrer Veranstaltung unbedingt vermeiden sollten? Hungrige Gäste. Deshalb ist ein großer Punkt bei der Eventplanung die Verpflegung bzw. das Eventcatering. Gerade bei langen Meetings sind Kaffeepausen sehr wichtig. Nicht nur für den Koffeinschub zwischendurch. Solche Pausen bieten die Gelegenheit, sich die Beine zu vertreten, die Toilette aufzusuchen, frische Luft zu schnappen und mit den Kollegen zu plaudern. Damit erfüllen sie auch eine wichtige soziale Rolle. Achten Sie außerdem auf die Abstimmung zwischen den Hotelleistungen (welche Mahlzeiten sind inkludiert?) und den sonstigen Verpflegungsleistungen. Gerade wenn auch sportliche Aktivitäten auf der Agenda stehen, sollten Sie im Zweifelsfalls lieber zu viel als zu wenig Essen einplanen. Achten Sie auch auf eventuelle Nahrungsmittelunverträglichkeiten bzw. spezielle Ernährungsweisen Ihrer Teilnehmer:innen. Denken Sie zudem an die Umwelt und vermeiden Sie Produkte mit langen Lieferwegen sowie jene, die gerade keine Saison haben. Klären Sie vor der Auswahl der Location ab, ob es einen exklusiven Caterer gibt oder ob Sie den Caterer frei wählen dürfen.

Auch kulinarisch ist eine Veranstaltung in Gurgl ein Hochgenuss. Das Gurgl Carat versorgt Sie nicht nur während des Meetings mit schmackhaften Kaffeepausen, sondern richtet auch gerne exklusive Abendessen aus. Dabei steht Ihnen nicht nur das Gurgl Carat zur Verfügung. Gerne organisieren wir ein Mittag- oder Abendessen in unseren verschiedenen Partner-Locations vor Ort. Es gibt eine große Auswahl, wie den einzigartigen Crosspoint, das moderne See You, die urige Zirbenalm, die schöne Hohe Mut Alm oder die traditionelle Nederhütte. Auch die exklusive Anmietung von diesen und weiteren Locations ist möglich. Gerne kümmern wir uns in diesem Zuge um den Shuttle von und zur Veranstaltung. Oder wie wäre es mit einer kleinen Fackelwanderung zum Abendessen oder einer Gondelfahrt auf den Berg zum Lunch? Bei der Planung der Eventkulinarik sollten auch Punkte wie die Sperrstunde oder die Musiklautstärke im Vorfeld abgeklärt werden. Wichtig ist ebenso die Auswahl der Speisen an sich. Gerne besprechen wir im Vorfeld mit Ihnen und unseren Partnern (Catering, Restaurants etc.) die Möglichkeiten. Möchten Sie ein besonderes Menü anbieten? Werden die Speisen serviert oder gibt es ein Buffet? Gibt es eine spezielle Event-Getränkekarte? Wird das Essen über eine Gesamtrechnung abgerechnet oder ist jeder Selbstzahler? Auch um die Auswahl von Technik, DJ, Band, Licht und Dekoration kümmern wir uns gerne.

Eventcatering

Services, die das Gurgl Carat im Rahmen von Food & Beverage bietet:

• Von der Kaffeepause bis zum Gala Dinner
• Zusammenarbeit mit lokalen Cateringunternehmen
• Kein exklusiver Caterer – nehmen Sie Ihren Wunschcaterer mit
• Anpassung der Location an Motto/Stil der Veranstaltung
• Organisation von Deko, Shuttle, Technik, DJ/Band, Licht etc.
• Große Auswahl unterschiedlicher Locations vor Ort (Crosspoint, See You, Zirbenalm, Hohe Mut Alm, Nederhütte sowie Hotelrestaurants)

Ob sportlich, kulturell oder genussvoll – ein schönes Rahmenprogramm wertet jede Veranstaltung automatisch auf. Noch dazu sind Rahmenprogramme ideal zur Förderung der sozialen Interaktion. Je nach Veranstaltungslocation können Rahmenprogramme und Teambuildings komplett unterschiedlich aussehen. Informieren Sie sich im Vorfeld, welche Möglichkeiten es gibt. In Ihre Überlegungen sollten auch die Gruppengröße, die möglichen Transportwege sowie (bei sportlichen Aktivitäten) die körperliche Konstitution der Teilnehmer:innen einbezogen werden. Wichtig ist, dass niemand ausgeschlossen wird und Sie Alternativen in der Hinterhand haben. Durch das gemeinsame Erleben wird der Teamgeist gestärkt und je nach Thema der Konferenz und der Aktivität können auch Inhalte vertieft werden. Aber natürlich darf ein Rahmenprogramm auch einfach mal nur Spaß machen – ohne Teambuildinggedanken oder ohne ein Thema zu vertiefen. Aktive Pausen sind für die Informationsverarbeitung enorm wichtig.

Bei einem Meeting in Gurgl sollte nie ausschließlich die Informationsvermittlung im Vordergrund stehen. Zu prächtig ist die Natur rund um das Kongresszentrum und zu spannend die Kultur der hiesigen Bevölkerung. Natur und Kultur erkunden Sie am besten bei den vielfältigen Rahmenprogrammen rund um das Gurgl Carat. Von Skifahren über Wandern bis zum Team-Biathlon oder dem Klettersteigkurs – die Möglichkeiten sind vielfältig. Wir kennen Gurgl wie unsere Westentasche und haben direkten Kontakt zu den Dienstleistern vor Ort. Wir helfen Ihnen bei Themen wie der Gruppenzusammensetzung (homogen vs. heterogen), der Auswahl der passenden Programme (Action vs. Sicherheit), der Organisation der Shuttle, der Zeit- und Budgetplanung und weiteren Punkten. Dabei können wir Ihnen eine einzigartige Kollektion von wundervollen Rahmenprogrammen und Teambuildings anbieten. Meistens umgeben von der atemberaubenden Schönheit der Ötztaler Alpen. Wir freuen uns, Ihnen alle Facetten von Gurgl zu zeigen.

Rahmenprogramme

Services, die das Gurgl Carat rund um Rahmenprogramme bietet:

• Organisation von Rahmenprogrammen und Teambuildings
• Für jeden etwas dabei: sportlich, kulturell, genussvoll
• Direkter Kontakt zu den Dienstleistern vor Ort
• Beratung hinsichtlich Gruppenzusammensetzung, Auswahl der Programme sowie Zeit- und Budgetplanung
• Organisation von Shuttles (Location/Hotel – Ort der Akitivität)
• Die schönsten Erlebnisse direkt vor der Haustür

Lara Brunner ist freie Texterin und Spezialistin für Content Marketing. Als studierte Germanistin schreibt sie im Carat.Blog über alle Themen rund um das Gurgl Carat. Inspiration für ihre Texte sucht und findet die Wahltirolerin in der Gurgler Natur. In ihrer Freizeit ist sie deshalb meistens in der Ötztaler Bergwelt zu finden. Mit Wanderschuhen oder den Skiern erkundet sie am liebsten einen der vielen Dreitausender in nächster Nähe zum Gurgl Carat.