Eventplanung Checkliste

In dieser Phase geht es darum, der Veranstaltung eine grobe Struktur zu geben. Sie sollten sich fragen, was Sie mit dem Event erreichen möchten, wer Ihre Zielgruppe ist und wann der beste Zeitpunkt für die Veranstaltung ist.

‒ Ziel der Veranstaltung festlegen
‒ Zielgruppe definieren
‒ Art der Veranstaltung (Kongress, Seminar, Firmenfeier etc.) auf Ziel & Zielgruppe abstimmen
‒ Grobe Personalplanung/evtl. Beauftragung einer Event-Agentur
‒ Erste Überlegungen zu Ort & Datum der Veranstaltung

In dieser Phase der Eventplanung geht es darum, der Veranstaltung ein Gesicht zu geben. Das Programm wird inhaltlich grob abgesteckt, Anforderungen an Location und Dienstleister werden definiert und die Organisationsphase wird vorbereitet.

‒ Programminhalte definieren
‒ Auf Grundlage der Inhalte einen Programmablauf erstellen
‒ Check, ob ausreichend Know-how im Team vorhanden ist oder externe Unterstützung benötigt wird
‒ Anforderungen an Location erstellen
‒ Anforderungen an Catering und weitere Dienstleister definieren
‒ Kommunikationsstrategie erstellen
‒ Erstellung eines groben Budgets
‒ Erstellung eines Zeitplans für die Organisation

Diese Phase ist das Herzstück der Eventplanung. Sie setzen die strategischen und theoretischen Vorüberlegungen in die Tat um. Je detaillierter die Planung in dieser Phase ausfällt, desto weniger Aufwand haben Sie unmittelbar vor dem Event.

Programm
‒ Referenten/Moderatoren bestimmen bzw. anfragen
‒ Rahmenprogramm erstellen
‒ Genauen Zeitplan definieren

Location
‒ Anforderungen an Veranstaltungsort definieren (Raumgröße, Anzahl der Räume, technische Ausstattung, Mobiliar, Parkplätze, Barrierefreiheit etc.)
‒ Eventlocation festlegen, evtl. vorher Site Inspection
‒ Prüfung, welche Rahmenprogramme machbar sind

Catering
‒ Catering-Konzept (Service, Buffet, Speisen, Thema)
‒ Organisation von Frühstück, Mittagessen, Dinner, Kaffeepausen
‒ Abklärung von Unverträglichkeiten/speziellen Wünschen (vegetarisch, vegan, ohne Gluten etc.)
‒ Verpflegung an Auf-/Abbautagen sowie von externem Personal

Logistik
‒ Kontaktliste von allen Beteiligten erstellen
‒ Beschilderung, Bühnendesign, Deko vor Ort planen
‒ Evtl. Anfrage von zusätzlichem technischem Equipment
‒ Organisation von An-/Abreise sowie Übernachtungsmöglichkeiten vor Ort
‒ Welcome Desk im Hotel bzw. Infostand bei der Location einplanen
‒ Reinigung während und nach dem Event organisieren

Personal
‒ Planung von internem und externem Personal (Projekt, Catering, Security, Medizinisches Personal, Reinigung, Moderation/Künstler, Transport, Medien etc.)

Kommunikation
‒ Zeitplan für „save the date“, Einladungen, Plakate, Kampagnen etc. festlegen
‒ Marketingplan erstellen
‒ Drucksorten designen lassen (Namensschilder, Einladungen, Plakate etc.)
‒ Give-aways und Bekleidung produzieren lassen

Sonstiges
‒ Evtl. Behörden informieren/Bewilligungen einholen
‒ Mögliche Abgaben oder Gebühren für Urheberrechte kalkulieren
‒ Sicherheitscheck vor Ort (Brandschutz, Fluchtwege, Zufahrten für Feuerwehr/Krankenwagen, Lärmschutz, Security etc.)
‒ Bedarf spezieller Versicherungen checken

In dieser Phase geht es darum, die Vorbereitungen zu finalisieren. Alles, was in der Organisationsphase angestoßen wurde, wird nochmals genauestens geprüft und zum Abschluss gebracht.

‒ Programm (Zeitplan an alle Beteiligten ausgeben, Ablauf mit Location besprechen, Auf-/Abbau organisieren)
‒ Location (Finales Set-Up besprechen, zusätzliche Technik organisieren, Internet abklären, Branding in der Location organisieren, Räume für Veranstaltung vorbereiten)
‒ Catering (finales Menü besprechen, Cateringzeiten kommunizieren, Sonderwünsche/Diäten übermitteln, Platz für Catering definieren)
‒ Logistik (Koordination An-/Abreise, Beschilderung vor Ort installieren, Kontaktliste weitergeben, Anforderungen mit Reinigung, Security etc. besprechen)
‒ Personal (Dresscode festlegen, Briefing für alle Mitarbeiter, Verhalten/Instruktionen bei Notfällen, Adress- und Telefonlisten)
‒ Kommunikation (Detail-Infos an Gäste senden, Erinnerungen aussenden, evtl. Ausspielung finaler Werbekampagnen)
‒ Sonstiges (Check, ob alle Bewilligungen erteilt wurden, wichtige Dokumente sortieren & zentral abheften)

Mit einer gewissenhaften Vorbereitung geht es in dieser Phase „nur noch“ um den reibungslosen Ablauf. Legen Sie Zuständigkeiten fest und haben Sie für alle Eventualitäten auch einen Notfallplan in der Tasche.

‒ Probedurchlauf des gesamten Ablaufs (inkl. Technikcheck)
‒ Finales Briefing aller Abteilungen/Mitarbeiter
‒ Betreuung von Gästen, Vortragenden, Sponsoren, Partnern etc.
‒ Überwachung des Programmablaufs
‒ Einweisung von Fotografen/Medienvertretern

In dieser Phase geht es darum, das Event Revue passieren zu lassen. Nach der Abrechnung sollten Sie sowohl intern als auch extern darüber sprechen, was gut gelaufen ist und welche Punkte beim nächsten Mal verbessert werden können.

‒ Abrechnung mit Dienstleistern und Location
‒ Follow-up an Gäste (Dankesschreiben, evtl. Befragung)
‒ Nachbericht für Presse, Social Media etc.
‒ Nachbesprechung im Projektteam

Die Planung einer Veranstaltung ist ein sehr komplexes Thema. Um sicherzugehen, dass Sie nichts vergessen, halten Sie sich am besten an eine Eventplanung Checkliste. Diese ist wie ein Wegweiser zu verstehen und listet wichtige organisatorische Punkte auf. Da aber jede Veranstaltung individuell ist, ist auch bei jedem Event etwas anderes wichtig. Daher sollten Sie bereits im Vorfeld Ihre Prioritäten festlegen und dann die Checkliste entsprechend Ihrer Bedürfnisse adaptieren.

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Unsere Checkliste Eventplanung bietet Ihnen den größten Nutzen, wenn Sie diese von Anfang an dabeihaben. Denn bereits in der Konzeptionsphase werden die Weichen für die spätere Veranstaltung gestellt. Wenn Sie schon mitten in der Planung sind, ist die Liste ein guter Anhaltspunkt für Ihre weitere Organisation. Checken Sie beispielsweise, ob Sie eventuell etwas Wichtiges vergessen haben oder wie es weitergeht.

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