Kongress organisieren in Tirol

Kongress ist nicht gleich Kongress. Vom wissenschaftlichen Symposium bis zur Jahreshauptversammlung, die Bandbreite an Kongressformaten ist vielfältig. Deshalb geht es in einem ersten Schritt darum, welche Art von Kongress Sie organisieren möchten. Daraus ergeben sich in der Regel auch weitere Vorgaben wie beispielsweise das Thema, die Dauer der Veranstaltung, die Vorlaufzeit etc.

Diese beiden Posten gehen Hand in Hand, denn beliebte Kongresslocations sind schnell ausgebucht. Deshalb sollten Sie zum einen bereits weit im Voraus mit der Planung beginnen, zum anderen auch Alternativtermine parat haben, falls Ihre Wunschlocation an einem Datum bereits ausgebucht sein sollte. 

Die Wahl des Veranstaltungsortes hängt dabei eng mit dem vorher definierten Ziel des Kongresses zusammen. Wichtige Faktoren bei der Locationauswahl sind diese: Anzahl der Teilnehmer:innen, Eventbudget, Erreichbarkeit (z. B. Anreisemöglichkeiten, Entfernung zum Wohnort der Teilnehmer:innen), Infrastruktur (insbesondere Unterkünfte, Restaurants, Möglichkeiten für Rahmenprogramme) und Ausstattung der Location (Technik, Interieur, Brandingmöglichkeiten etc.). 

Ausgehend von der Kongresslocation können Sie nun alles Weitere für Ihren Kongress planen. Prüfen Sie, welche Ausstattung bereits vorhanden ist und welches zusätzliche Equipment Sie eventuell anmieten müssen. Stühle, Tische, Flipcharts, Beamer, Leinwand und WLAN sind in der Regel in jeder größeren Eventlocation vorhanden. Doch gerade technisches Equipment (wie Mikrofone, digitale Whiteboards, ein Kamerasystem etc.) muss oft separat angemietet werden. Machen Sie sich bereits im Vorfeld Gedanken über die Art der Bestuhlung (Theater, Seminar, Block etc.).

Erfahren Sie mehr über die technische Ausstattung im Gurgl Carat.

Ist die passende Kongresslocation gefunden, so geht es an die Planung von Unterkünften, Verpflegung und Rahmenprogramm. Die Art der Unterkunft hängt dabei maßgeblich vom Budget ab. Hier schließt sich auch gleich das wichtige Thema Verpflegung an. Gibt es in den Hotels und Appartements Frühstück oder bekommen die Teilnehmer:innen dieses im Kongresszentrum? Soll es nur einen schnellen Lunch, z. B. als Flying Buffet, geben? Findet das Abendessen gemeinsam oder getrennt statt? Gibt es besondere Themenabende, die einen gewissen Dresscode erfordern? Auch über die Rahmenprogramme während des Kongresses sollten Sie sich im Vorfeld Gedanken machen. Welche Möglichkeiten gibt es vor Ort? Ist die Teilnahme freiwillig oder verpflichtend? Erfordert das Rahmenprogramm eine bestimmte Kleiderwahl, die vorher kommuniziert werden muss?

Die grobe inhaltliche Planung findet bereits bei Schritt #1 statt. Nun geht es darum, diese zu finalisieren und einen genauen Zeitplan aufzustellen. Sie wissen nun, wann die Teilnehmer:innen ankommen, wie die Essenszeiten sind und welche Rahmen- und Abendprogramme bereits auf der Agenda stehen. Jetzt ist zudem der richtige Zeitpunkt, um die Auswahl der Vortragenden zu finalisieren. Auch die Vermarktung sollte spätestens jetzt auf Hochtouren laufen.