Hybride Veranstaltungen
Der perfekte Mix
Hybride Veranstaltungen kombinieren das Beste aus Online- und Präsenz-Events. Das Gurgl Carat bietet mit modernster Technik und flexiblen Räumen die idealen Voraussetzungen. Erleben Sie erstklassige Events vor Ort und digital – und nutzen Sie die vielfältigen Möglichkeiten für ein einzigartiges Veranstaltungserlebnis.
Vorteile von hybriden Events
Nicht erst seit der Covid-Pandemie sind hybride Veranstaltungen in der Eventbrache auf dem Vormarsch. Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung und den damit entstandenen Möglichkeiten, gewinnen hybride Events und Online-Veranstaltungen immer mehr an Bedeutung. Insbesondere das hohe Maß an Flexibilität im Vergleich zu reinen Präsenzveranstaltungen spricht für hybride Events. Parallel dazu kommt es bei hybriden Meetings zu wertvollen Begegnungen der Teilnehmer:innen. Das ist online in dieser persönlichen Form nicht möglich.
Eine kleinere Gruppe vor Ort bedeutet mehr Flexibilität bei der Location-, Hotel- und Dienstleisterauswahl. Spontane Ausfälle einzelner Teilnehmer:innen (z. B. durch Krankheit) gefährden nicht den gesamten Veranstaltungsablauf. Dank der digitalen Technik im Gurgl Carat können diese Personen dennoch virtuell teilnehmen.
Nur ein Teil der Veranstaltungsteilnehmer:innen ist vor Ort. Der andere Teil wird digital zugeschaltet. Gerade für große Unternehmen, die Teams auf der ganzen Welt haben, oder internationale Kongresse ist das ein großer Vorteil. Aber auch Planer:innen, Vortragende oder Besucher:innen können einfacher am Event teilnehmen – egal, wo sie gerade sind. Das ermöglicht eine hohe Reichweite und globale Ausrichtung.
Zwischenmenschliche Interaktion ist ein wichtiger Bestandteil jeder Veranstaltung. Bei hybriden Events kann diese auf vielen unterschiedlichen Ebenen funktionieren. Gerade der persönliche Kontakt vor Ort stärkt die Beziehung zu den Mitarbeiter:innen und Geschäftspartner:innen. Aber auch Erlebnisse im virtuellen Raum sind durch neue Inszenierungsmöglichkeiten spannender denn je.
Hybride Events im Gurgl Carat
Das Gurgl Carat bietet die idealen Voraussetzungen für Ihr nächstes hybrides Event. Die hochmoderne Veranstaltungstechnik begeistert das Publikum vor Ort und an den Bildschirmen. Auf 100m² Leinwandfläche werden Produktvorführungen, Imagefilme und Präsentationen zum echten Erlebnis. Bis zu 500 Personen haben im Gurgl Carat Platz. Der Rest Ihrer Teilnehmer:innen kann einfach zugeschaltet werden, da die digitale Infrastruktur bereits vorliegt.
Ihre Vorteile im Gurgl Carat
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Modernste Veranstaltungstechnik & eine 100m² Leinwand im Kongresszentrum
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Platz für bis zu 500 Personen vor Ort
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Tagungsort Gurgl: traumhafte Lage in den Bergen, erstklassige Hotels und unvergessliche alpine Rahmenprogramme
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Sämtliche Video- & Audio-Signale werden digital verarbeitet (AV over IP)
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WLAN im gesamten Gebäude – kann für Streamings auf bis zu 1 Gbit/s (Up- und Download) erhöht werden
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Erfahrung mit der Durchführung hybrider Events und ein hochprofessionelles Partnernetzwerk
Der Audi Talk live aus dem Gurgl Carat
Wie eine hybride Veranstaltung im Gurgl Carat konkret aussehen kann, zeigt der Audi Talk. Zum Thema „Creating cultural diversity in business“ sind Anfang 2022 fünf Expert:innen in Gurgl zusammengekommen. Vor Ort diskutierten sie über heterogene Teams in Unternehmen, Vielfalt als Faktor bei der Personalauswahl und Chancen für die Zukunft. Das Gurgl Carat fungierte dabei als multimediale Streaminglocation. Der Saal Schalfkogel verwandelte sich in ein Aufnahmestudio, die Galerie diente als Interview-Area und der Seminarraum Hangerer wurde zum Arbeitsplatz der „behind the scenes“-Crew. Weitere spannende Einblicke in dieses Hybrid-Event lesen Sie auf unserem Carat.Blog.
Technik & Voraussetzungen
Hybride Veranstaltungen bieten neue Möglichkeiten für kreative Event-Formate, bei denen die Technik entscheidend ist. Im Gurgl Carat steht Ihnen modernste Ausstattung zur Verfügung, etwa die integrierte Saalkamera im Seminarraum Schalfkogel. Präsentationen und Vorträge lassen sich unkompliziert aufzeichnen und live streamen. Dank digitaler Verarbeitung der Audio- und Videosignale ist ein reibungsloser Ablauf garantiert – für Teilnehmer:innen vor Ort und an den Bildschirmen.
Ihre Agentur für hybride Events
Das Gurgl Carat bietet nicht nur modernste Seminarräume, sondern unterstützt Sie auch als Partner vor Ort. Neben den Räumlichkeiten eines Kongresszentrums erhalten Sie den Service einer Agentur. Wir helfen Ihnen bei der Planung und Umsetzung Ihres Hybrid Events. Mit unserer Expertise in Präsenzveranstaltungen und Online-Meetings sorgen wir dafür, dass hybride Veranstaltungen auf höchstem Niveau stattfinden.
Checkliste
Wenn Sie ein großes hybrid Event planen, dann lohnt es sich, rechtzeitig mit der Organisation zu beginnen. Wir haben Ihnen einige Tipps für die Durchführung von hybriden Events in Form einer Checkliste zusammengestellt.
- Legen Sie das Ziel der Veranstaltung fest.
- Definieren Sie die Zielgruppe und eine grobe Veranstaltungsstruktur.
- Treffen Sie eine Vorauswahl an Partnern (Veranstaltungslocation, Streaming-Dienstleister etc.).
- Schließen Sie die Verträge mit den Dienstleistern und Partnern ab.
- Akquirieren Sie gegebenenfalls Sponsoren, Aussteller etc.
- Besichtigen Sie die Veranstaltungslocation bei einer Site Inspection.
- Setzen Sie die finalen Marketing-Maßnahmen für das Event.
- Briefen Sie Aussteller, Vortragende und Mitarbeiter:innen.
- Prüfen und besprechen Sie die Agenda mit allen Beteiligten.
- Testen Sie die Technik vor Ort und im Stream.
- Senden Sie letzte Reminder für die Veranstaltung aus.
- Prüfen Sie Links, Set-Up und Befüllung der Online-Plattform.
- Letzter Technik-Check sowohl offline als auch online.
- Teilnehmermanagement vor Ort sowie an den Bildschirmen.
- Begleitung des Events auf Social Media und Dokumentation der Veranstaltung.
Erleben Sie jeden Winkel vom Gurgl Carat virtuell.
Häufig gestellte Fragen
Eine hybride Veranstaltung ist eine Kombination aus klassischen Veranstaltungstypen zu einem neuen Veranstaltungsformat. Als Inbegriff eines hybriden Events gilt die Mischung aus Online- und Präsenzveranstaltung. Sowohl die Personen vor Ort als auch die digitalen Zuschauer:innen erleben ein Meeting oder Event, das perfekt auf Ihre Bedürfnisse und Erwartungen abgestimmt ist.
Nicht alle Präsenzveranstaltungen funktionieren auch als hybride Events. Wichtig ist, dass weder online noch vor Ort Abstriche in der Umsetzung gemacht werden. Folgende Formate eignen sich ideal für hybride Veranstaltungen: Meetings, Produktpräsentationen, Jahrestagungen, Konferenzen, Seminare, Schulungen, Messen oder auch innovative Teambuildings.
Hybride Events zu planen, ist in der Regel mit einem hohen Organisationsaufwand verbunden. Üblicherweise werden bei hybriden Events sowohl Online- als auch Präsenzmodule angeboten. Damit die Veranstaltung für die Zuschauer:innen vor Ort und für jene an den Bildschirmen perfekt zugeschnitten ist, werden zwei Regiepläne geschrieben. Einer für die Offline-Veranstaltung und einer für das Online-Event. Das Team des Gurgl Carat hilft Ihnen dabei, Ihr hybrides Event gemäß Ihren Vorstellungen zu planen.
Hybride Events ermöglichen in der Planungs- und Vorbereitungsphase mehr Flexibilität durch die geringere Teilnehmerzahl vor Ort. Dank des Online-Parts der Veranstaltung können mehr Menschen teilnehmen – von überall auf der Welt. Dadurch sind hybride Events sehr klimaschonend, denn unnötige Reisen werden vermieden. Im Gegensatz zu reinen Online-Meetings geht es bei hybriden Veranstaltungen auch um persönliche Begegnungen und die Beziehungen der Teilnehmer:innen.
Hybride Events können von Unternehmen oder Organisationen eingesetzt werden, um das Engagement und die Reichweite zu erhöhen. Während bei Präsenzveranstaltungen der Platz limitiert ist, gibt es diese Einschränkung im virtuellen Raum nicht. So können automatisch weitaus mehr Personen als bei reinen Vor-Ort-Veranstaltungen teilnehmen. Auch Personen, die nicht vor Ort sind, können ohne lange Anreise dem Event beiwohnen. Das sorgt für einen enormen Boost in puncto Reichweite. Durch raffinierte Tools wird auch ein beträchtliches Engagement bei Hybrid Events erzeugt. Virtuelle Chats, Online-Umfragen und digitale Breakout-Rooms stellen eine hervorragende Ergänzung zu den Face-to-Face-Begegnungen vor Ort dar.