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Die Planung und Durchführung eines Events ist mit enorm viel Arbeit verbunden. Je nach Größe des Events wird teilweise Monate oder sogar Jahre vorher mit der Organisation begonnen. Ablauf, Catering, Unterbringung und Rahmenprogramm wollen schließlich gut geplant sein. Dabei darf eins nicht vergessen werden: die Einladung zur Veranstaltung. Denn nur wenn diese überzeugt und letztlich das Gros der Eingeladenen zum Event kommt, kann die Veranstaltung ein voller Erfolg werden.
Es gibt viele Elemente, die bei einer (geschäftlichen) Einladung zu einer Veranstaltung eine Rolle spielen. Damit Ihre Einladungen wirkungsvoll und ansprechend werden, haben wir Ihnen die wichtigsten Elemente von Veranstaltungseinladungen zusammengestellt.
Prinzipiell haben Sie zwei Möglichkeiten, Ihre Einladung zur Veranstaltung zu gestalten. Zum einen als gedruckte Einladung, zum anderen als digitale Einladung. Welches die bessere Variante ist, kann pauschal nicht beantwortet werden. Gedruckte Einladungskarten sind teurer in der Herstellung (Druckkosten), können auf dem Postweg verloren gehen und erschweren das Teilnehmermanagement (Zu- und Absagen müssen manuell erfasst werden). Dagegen werden Sie oft als persönlicher wahrgenommen als ihr digitales Pendant. Ob digital oder gedruckt hängt letztlich vor allem von der Zielgruppe der Veranstaltung, der Art des Events, der Kurzfristigkeit sowie vom Budget der Veranstaltung ab.
Der Text einer Einladung zur Veranstaltung muss die Balance zwischen Information und einladender Zielgruppenansprache finden. Wesentlich ist die Beantwortung der folgenden W-Fragen:
Wenn diese Fragen in der Einladung beantwortet werden, ist das Wichtigste geklärt. Natürlich können auch noch weitere Informationen bereitgestellt werden, wie zum Beispiel der Dresscode, die Anmeldegebühr (falls vorhanden) oder ein Kontakt für Rückfragen. Neben den Fakten gilt es aber auch, die potenziellen Gäste in tatsächliche Gäste zu verwandeln. Nutzen Sie dazu starke Wörter, die Ihre Leser:innen in den Bann ziehen. Achten Sie zudem auf die korrekte Beschreibung des Events sowie auf Ihre Zielgruppe. Zeigen Sie den Teilnehmer:innen, dass Sie herzlich willkommen sind.
Nachdem der Text bzw. der Umfang desselben steht, sollten Sie sich der grafischen Gestaltung Ihrer Einladung zur Veranstaltung widmen. Dabei stehen Ihnen grundsätzlich die folgenden Designelemente zur Verfügung: Bilder, Typografie/Schrift, Hintergrund, Farben sowie bei gedruckten Einladungen das Papier. Gerade stimmungsvolle Bilder können die Aufmerksamkeit der Leser:innen wecken und eine positive Atmosphäre erzeugen. Diese Stimmung lässt sich auch durch die Wahl einer passenden Schrift (Art & Größe) verstärken. Achten Sie hier darauf, dass Ihre Einladung zur Veranstaltung auch Ihrem Corporate Design entspricht. Zudem können Sie durch die Gestaltung des Hintergrunds mittels Grafik und Bild den Gesamteindruck abrunden. Auch die Farben der einzelnen Designelemente spielen eine Rolle. Rot weckt Aufmerksamkeit, blau wirkt vertrauensvoll und sachlich und schwarz ist klassisch. Auch die Haptik des Papiers ist bei gedruckten Veranstaltungseinladungen wichtig.
Je nach Art der Einladung (gedruckt oder digital) unterscheidet sich auch die Versandstrategie. Gedruckte Einladungen werden üblicherweise mit der Post versandt. Wichtige Einladungen können aber auch persönlich vorbeigebracht werden oder als Einschreiben versendet werden. Digitale Einladungen werden vor allem im geschäftlichen Kontext per Mail versandt. Je nach Zielgruppe und Event sind aber auch Einladungen zu Veranstaltungen auf Social Media, in Newslettern oder im Messenger möglich. Gerade digital bietet es sich auch an, mehrere Einladungen zu versenden. Eine typische Aufteilung wäre die folgende: Save the date, offizielle Einladung, Reminder.
Das Wichtigste bei Einladungen zu Veranstaltungen ist, dass diese auch wirklich einladend sind. Denn nur wenn sich Gäste persönlich angesprochen und willkommen fühlen, erfüllt die Einladung ihren Zweck. Gestalten Sie deshalb die Einladung so persönlich wie möglich. Ein guter Anfang ist es, den Namen des Gastes handschriftlich auf der Einladung zu vermerken sowie persönlich zu unterschreiben. Wenn Sie ausreichend zeitliche Kapazitäten haben und Ihre Gäste persönlich kennen, dann können Sie mit einer gänzlich handgeschriebenen Einladung punkten. Schreiben Sie gerne auch noch eine persönliche Anekdote auf Ihre Einladung zur Veranstaltung, um das Interesse Ihrer Teilnehmer:innen zu wecken. Diese persönliche Geste funktioniert auch digital. Scannen Sie beispielsweise Ihre handschriftliche Nachricht ein oder hängen Sie ein kurzes Video beim Versand der Einladung an.
Im Veranstaltungsmarketing geht es (wie auch im Marketing allgemein) zunächst darum, die Aufmerksamkeit der Zielgruppe zu erlangen. Das erreichen Sie am besten, wenn sich Ihre Einladung zur Veranstaltung von der Masse abhebt. Der Fantasie bei der Gestaltung sind keine Grenzen gesetzt. Überlegen Sie beispielsweise, ob Sie Ihrer Einladung noch ein Goodie hinzufügen können. Handelt es sich bei Ihrem Event um einen Produktlaunch? Dann senden Sie das neue Produkt oder eine Miniaturversion davon doch einfach mit (z. B. eine Probe-Packung Müsli, das neue Haargummi, ein Mini-Modellauto etc.). Oder passen Sie die Form der Einladung an Ihre Branche an. Als Schokoladenhersteller könnte die Einladung die Form einer Tafel Schokolade haben, als Unternehmen in der Luftfahrtindustrie gestalte Sie die Einladung beispielsweise wie eine Tragfläche. Auch textlich ist viel möglich, um der Kreativität freien Lauf zu lassen. Wie wäre es als Pharmakonzern mit einer Einladung im Stil eines Beipackzettels? Oder schreiben Sie als Restaurant das „Rezept für einen perfekten Abend“ mit auf Ihre Einladung zu Veranstaltung. Die kreativen und innovativen Gestaltungsmöglichkeiten sind hier nahezu unbegrenzt.
Ein großer Vorteil von digitalen Einladungen ist, dass auf Knopfdruck sehr viele Menschen erreicht werden können. Deshalb bieten sich digitale Einladungen vor allem bei großen Events mit vielen Teilnehmer:innen an. Auch die sozialen Medien spielen bei der Bewerbung einer Veranstaltung eine große Rolle. Die Zielgruppe bekommt via Social Media alle wichtigen Informationen zum Event, sie können zudem wichtige Infos rund um die Veranstaltung teilen und auch die Erinnerung funktioniert digital. Nutzen Sie die digitalen Medien außerdem dazu, Ihre Veranstaltung zu bewerben, um so effektiv mehr Reichweite und Sichtbarkeit zu erzielen. Ein großer Pluspunkt digitaler Einladungen zu Veranstaltungen ist zudem, dass Sie keine Vorgaben hinsichtlich des Umfangs haben. Posten Sie so viele Bilder wie Sie möchten, senden Sie den Teilnehmer:innen zusätzliche Informationen via Textnachricht und nehmen Sie die Gäste mit „behind the scenes“. Auch die Nachbereitung des Events passt perfekt in den digitalen Raum.